Inicia AGEO capacitaciones virtuales para administración eficiente de archivos públicos

El Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), órgano desconcentrado de la Secretaría de Administración, a cargo de Jadsiry Citlalli López Camiro, dio inicio a las Capacitaciones Virtuales de 2022 dirigidas a las dependencias y entidades del Gobierno del Estado, con la finalidad de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos.

Mediante la Dirección de Clasificación de Archivos del AGEO, las capacitaciones dieron inicio el pasado 17 de enero, con la participación de la Coordinación de Planeación y Evaluación para el Desarrollo Social de Oaxaca (Copeval) en el Módulo III «Catálogo de Disposición Documental». A lo largo de esta semana, también se ha capacitado al Instituto Oaxaqueño de Atención al Migrante (IOAM) y la Dirección General de Población de Oaxaca (Digepo) en el Módulo II “Valoración Documental”.

De acuerdo con el director de Clasificación de Archivos, Julio León Zárate, el AGEO tiene contempladas, hasta este momento, 90 capacitaciones que se llevarán a cabo hasta el 15 de diciembre de este año. A lo largo de este ejercicio, se pondrá en marcha un plan anual de trabajo que incluye un catálogo de capacitación de siete módulos.

Para comenzar, existen dos módulos introductorios. El primero es “Sistema Institucional de Archivo (SIA)”, cuyo objetivo es que los integrantes conozcan la materia archivística y las funciones del Sistema Institucional. El segundo es “Grupo Interdisciplinario (GI)”, que orienta el funcionamiento y operación del grupo interdisciplinario en el ente público, con la finalidad de realizar una eficiente valoración documental.

Después se encuentra el Módulo I, “Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)”, que busca que los entes públicos del Ejecutivo integren un instrumento técnico que refleje la estructura de un archivo con base en las funciones y actividades de cada área administrativa, mismo que deberá recibir la validación del AGEO.

El Módulo II, “Valoración Documental”, se trabaja con un formato que es una ficha técnica de valoración, un requisito indispensable que pide la normativa. La finalidad es obtener la aprobación del AGEO para cursar el Módulo III, “Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)”. Al finalizar, las y los participantes integrantes del sistema institucional, elaborarán la propuesta de este instrumento, el cual es un cuadernillo con todos los requisitos normativos. Una vez finalizado, obtendrán la valoración por escrito por parte del AGEO.

Para el Módulo IV, “Administración de Documentos”, los Sujetos Obligados obtendrán conocimientos teóricos y prácticos para aplicar la buena gestión documental y la adecuada administración de archivos, lo que implica elaborar los inventarios documentales y las portadas que deben llevar los expedientes.

Por último, se encuentra el Módulo V “Guía de Archivo Documental”, que permite identificar el contenido y contexto de los archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, cuáles son las áreas productoras y también funciona como un instrumento de consulta para el campo de la transparencia y el acceso a la información pública.

Las capacitaciones y asesorías están disponibles para las dependencias y sujetos obligados. Para más información, las personas interesadas deberán contactarse con Julio León Zárate, director de Clasificación de Archivos, al teléfono 951 518 6598, o mediante los correos electrónicos julio.leon@oaxaca.gob.mx y julio702070@gmail.com.

“Hacemos una cordial invitación a todos los entes del Ejecutivo para que chequen nuestro portal web y también nuestras redes sociales, en el cual se oferta el material de capacitaciones, para cualquier duda o solicitud”, comentó León Zárate.

Estas iniciativas otorgan apoyo a entes obligados, dependencias y entidades del Gobierno del Estado para cumplir con los requerimientos legales y trámites que requiere el Sistema Estatal de Archivos.